Seit dem 01.07.2011 setzt der Vorsteuerabzug aus elektronischen Rechnungen nicht mehr zwingend eine digitale Signatur voraus. Wird die Rechnung als PDF-Datei oder per E-Mail ohne eine Signatur versandt, ist damit ein Abzug der Vorsteuer möglich.
Anforderungen an die elektronische Rechnung sind aber, dass
• die Echtheit ihrer Herkunft und
• die Unversehrtheit ihres Inhalts gewährleistet und
• ihre Lesbarkeit sichergestellt ist.
Aber wie können die Echtheit der Herkunft einer Rechnung und deren Unversehrtheit sichergestellt werden? Dazu verlangt die Finanzverwaltung ein sogenanntes innerbetriebliches Kontrollverfahren. Amtliche Vorgaben, wie ein solches Kontrollverfahren aussehen soll, macht die Verwaltung jedoch nicht. Nach ihrer Ansicht soll ein betriebliches Rechnungswesen oder ein manueller Abgleich mit den Geschäftsunterlagen sicherstellen, dass die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit der Rechnung als Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug eingehalten werden. Dies dürfte regelmäßig der Fall sein, da eine Kontrolle der Rechnungseingänge, bei der die Höhe des jeweiligen Zahlungsanspruchs und die angegebene Kontoverbindung geprüft werden, im eigenen Interesse des Unternehmers liegt.