Die Formerfordernisse, die an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geknüpft werden, sind weiterhin hoch. Mit Hilfe des Fahrtenbuchs soll regelmäßig der steuerpflichtige Nutzungsvorteil für die private Nutzung eines betrieblichen PKW möglichst niedrig gehalten werden. Dies kann vor allem bei einem Fahrzeug mit hohem Bruttolistenpreis, bei Gebrauchtwagen oder nur bei wenigen privaten Fahrten zu einer niedrigeren Steuerbelastung führen.
Dementsprechend streng sind die Vorgaben für ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch und das Finanzamt wird bei einer Betriebsprüfung das Fahrtenbuch in jedem Fall einer genauen Kontrolle unterziehen.
Die Angaben im Fahrtenbuch müssen zeitnah, vollständig, schlüssig und richtig sein. Es muss in geschlossener Form geführt werden. Eine „Loseblattsammlung“ reicht nicht aus. Es genügt nicht, als Ziel lediglich einen Straßennamen einzutragen. Das Ziel muss vielmehr konkret bezeichnet, also der Geschäftspartner mit Namen benannt werden. Dies gilt auch dann, wenn Sie als Arzt oder Rechtsanwalt zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Auch müssen Sie Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der dienstlichen Fahrt einschließlich des Reisezwecks und des aufgesuchten Geschäftspartners vermerken. Es empfiehlt sich, die Route grob zu vermerken, insbesondere, wenn Sie Umwege nutzen.
Es reicht nicht aus, wenn sich die Angaben anhand nachträglich erstellter Aufzeichnungen unter Zuhilfenahme der Geschäftsunterlagen ermitteln lassen. Denn das Fahrtenbuch muss zeitnah nach Beendigung der Fahrt geführt werden. Es darf nicht im Nachhinein anhand des Terminkalenders oder Ähnlichem vorgenommen werden.